VSM hiện tại – Sơ đồ chuỗi giá trị hiện tại hay còn được biết đến với tên là Current Value Mapping. Đây là bảng thông tin dạng sơ đồ thể hiện các thông tin thực tế liên quan đến sản lượng, tần suất giao hàng, thời gian làm việc, số ca hay bất cứ thông tin gì liên quan tới yêu cầu của khách hàng.

Mục đích của việc vẽ sơ đồ VSM hiện tại

Nguyên tắc của việc vẽ sơ đồ VSM là bắt nguồn từ khách hàng. Mọi thông tin, yêu cầu, tiêu chuẩn đều phải tuân thủ theo yêu cầu của khách hàng. Do đó, khi đảm bảo được nguyên tắc này, sơ đồ VSM sẽ đưa sản phẩm đến gần với sự thỏa mãn, hài lòng của khách hàng.

Trong đó, sơ đồ đầu tiên cần vẽ là sơ đồ dòng chảy giá trị hiện tại, tức hiện trạng có gì thì ta vẽ đấy. Từ sơ đồ này toàn bộ nhân viên và lãnh đạo sẽ nhìn thấy các điểm lãng phí trong quy trình sản xuất, cụ thể là các khu vực sản xuất thừa một trong các nguyên nhân dẫn đến sự tồn đọng của của nguyên vật liệu trên dây chuyền sản xuất và tiềm ẩn rủi ro thất thoát tài sản.

Tuy nhiên với một sơ đồ mô tả toàn bộ quy trình và một khối lượng thông tin lớn thì việc đặt bút xuống và vẽ VSM là không hề dễ dàng thậm chí là đi vào bế tắc. Để giải quyết nỗi lo đó, ORS đem đến cho anh, chị giải pháp vẽ VSM hiện tại đơn giản hiệu quả chỉ với 5 bước.

5 bước vẽ sơ đồ VSM

Bước 1: Vẽ thông tin khách hàng, nhà cung cấp

“Nhà máy” của khách hàng được đặt phí trên bên phải, nhà cung cấp ở phía trên bên trái.

Phía dưới mỗi biểu tượng này được bổ sung “hộp dữ liệu” chứa các thông tin về yêu cầu của khách hàng đối với nhà máy và yêu cầu đối với nhà cung cấp.

Bước 2: Quy trình, hộp dữ liệu và tồn kho

Hộp quá trình: mỗi hộp quá trình sẽ chứa các thông tin liên quan đến nguyên vật liệu tại một khu vực. Công cụ này thích hợp với một quy trình sản xuất có dòng chảy diễn ra liên tục và hộp quy trình sẽ dừng lại ngay tại điểm quy trình hay nguyên vật liệu bị ngắt quãng

Một số chỉ số cần thu thập cho “hộp quá trình”:

• Cycle time: thời gian chu kỳ là khoảng thời gian tính từ khi bắt đầu làm bộ phận đầu tiên cho tới khi bắt đầu làm bộ phận thứ 2
• Change over time - thời gian chuyển đổi: là khoảng thời gian cài đặt lại máy móc, thay đổi quy trình và chuẩn bị các yếu tố khác liên quan để chuyển từ sản xuất loại sản phẩm này sang loại sản phẩm khác.
• Số lượng nhân công mỗi công đoạn: số người cần thiết để vận hành được quy trình tại một công đoạn
• Thời gian làm việc có sẵn: là khoảng thời gian làm việc của mỗi ca được tình bằng giây và không bao gồm các khoảng thời gian ăn trưa, nghỉ giải lao,…
• Thời gian hoạt động của máy

“Tồn kho”: Biểu tượng hình tam giác có dấu chấm than “!” ở giữa biểu thị cho lượng hàng tồn kho (nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm) được quan sát, và ghi chép lại trong suốt quy trình sản xuất.

Bước 3: Vẽ dòng chảy giá trị của sơ đồ VSM hiện tại

“Xe tải”và “mũi tên” thể hiện phương tiện được sử dụng trong việc vận tải hàng hóa và dòng chảy của chúng giữa nhà cung cấp đến nhà máy của bạn và từ nhà máy của bạn đến khách hàng.

Bước 4: Vẽ dòng chảy thông tin và hệ thống đẩy

Dòng chảy thông tin truyền tải xuyên suốt cả quá trình được biểu thị bằng hai loại mũi tên:

• Dòng chảy thông tin trực tiếp: Sử dụng loại mũi tên thẳng để thể hiện những thông tin được truyền tải, trao đổi trực tiếp giữa các đối tượng trong sơ đồ
• Dòng chảy thông tin trực tuyến: là dòng chảy thông tin được trao đổi qua thiết bị điện tử thay vì truyền đạt bằng giấy giữa nhà máy của bạn với các khách hàng và nhà cung cấp. Loại mũi tên này được cải tiến một chút và có hình dạng giống tia sét.

Sử dụng các “hộp thông tin nhỏ” để mô tả cho dòng chảy thông tin

Lưu ý:

Trái với nửa dưới bản đồ, dòng chảy nguyên vật liệu đi từ trái qua phải theo quy trình sản xuất của nhà máy thì nửa trên của bản đồ, dòng chảy thông tin đi từ phải qua trái, tức đi từ khách hàng đến bộ phận quản lý sản xuất của nhà máy, rồi từ đó đi đến nhà cung cấp.

Sử dụng “mũi tên đẩy” để thể hiện mối quan hệ giữa các công đoạn được diễn ra thông qua việc đẩy. Tức hoạt động sản xuất không sử dụng thẻ thông tin và quy trình sản xuất tạo ra sản phẩm không dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng.

Bước 5: Hoàn thiện sơ đồ với dòng chảy thời gian

Đến lúc này, sơ đồ đã gần hoàn thiện.

Dựa trên các thông tin đã quan sát được, chúng ta có thế bắt đầu tóm tắt tình hình hiện tại của dòng giá trị này.

“Dòng thời gian”: sử dụng một đường kẻ với các đoạn gấp khúc lên xuống đặt bên dưới “hộp quy trình” và “tam giác tồn kho” để tổng hợp thời gian sản xuất. “Dòng thời gian” sẽ trải dài từ giai đoạn nguyên liệu thô cho đến khi ra thành phẩm và được giao tới khách hàng.

Trong sơ đồ chuỗi giá trị, ta nhìn thấy thời gian để một nguyên vật liệu đi qua các công đoạn càng ngắn thì tỷ lệ vòng quay tồn kho càng cao. Điều đó có nghĩa là thời gian sản xuất của bạn càng ngắn thì thời gian quay vòng vốn của bạn càng nhanh.

5 mẹo vẽ sơ đồ VSM hiện tại đơn giản hiệu quả

1. Bắt đầu bằng việc đi lướt nhanh theo toàn bộ quy trình sản xuất của nhà máy để hiểu được dòng chảy và trình tự của quy trình. Sau đó quay trở lại và thu thập thông tin ở mỗi quy trình. 
2. Bắt đầu xây dựng sơ đồ ở điểm vận chuyển cuối cùng và vẽ ngược dòng thay vì bắt đầu ở điểm đầu và đi xuôi dòng. Việc bắt đầu từ quy trình cuối cùng sẽ cho ra một công đoạn có mối liên hệ cao nhất tới yêu cầu của khách hàng từ đó quyết định tới các công đoạn phía trước.
3. Chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ đo lường, thu thập thông tin về thời gian. Không sử dụng thông tin thứ cấp do người khác thu thập hoặc thu thập cho mục đích khác, chỉ sử dụng dữ liệu do chính mình thu thập cho dự án. Nguyên nhân là các file dữ liệu có sẵn thường không phản ánh đúng tình hình hiện tại của nhà máy. 
4. Các thành viên có thể cùng nhau xây dựng toàn bộ dòng chảy giá trị, miễn là không ai bỏ sót phần nào. Mục đích của việc này là để mỗi một thành viên khi tham gia dự án VSM đều hiểu được toàn bộ bối cảnh của nhà máy và cách thiết lập biểu đồ.
5. Vẽ trước bằng tay và bằng bút chì: Việc phác thảo bằng bút chì trên giấy sẽ dễ dàng chỉnh sửa và tiết kiệm thời gian hơn là sử dụng công cụ trên máy tính. Đây là lý do mà sơ đồ VSM được gọi là phương pháp cải tiến bằng giấy và bút chì.